Gestionar el Tiempo de Manera Efectiva

Implica tener claridad mental, establecer límites, saber cuándo decir «sí» y (más importante aún) tener el coraje de decir «NO». Porque en la mayoría de los casos, la mejor forma de gestionar el tiempo comienza con esa palabra corta y poderosa.

Como decía Hugo Finkelstein en su inolvidable Poema del NO:

No.
No es no, y hay una sola manera de decirlo.
No.
Sin admiración, ni interrogantes, ni puntos suspensivos.
No, se dice de una sola manera.
Es corto, rápido, monocorde, sobrio y escueto.
No.
Se dice una sola vez, No.
Con la misma entonación, No.
Como un disco rayado, No.
Un No que necesita de una larga caminata o una reflexión en el jardín no es No.
Un No que necesita de explicaciones y justificaciones, no es No.
No, tiene la brevedad de un segundo.
Es un No, para el otro porque ya lo fue para uno mismo.
No es No, aquí y muy lejos de aquí.
No, no me deja puertas abiertas ni entrampa con esperanzas, ni puede dejar de ser No, aunque el otro y el mundo se pongan patas arriba.
No, es el último acto de dignidad.
No, es el fin de un libro, sin más capítulos ni segundas partes.
No, no se dice por carta, ni se dice con silencios, ni en voz baja, ni gritando, ni con la cabeza gacha, ni mirando hacia otro lado, ni con símbolos devueltos; ni con pena y menos aún con satisfacción.
No es No, porque no.
Cuando el No es No, se mirará a los ojos y el No se descolgará naturalmente de los labios.
La voz del No, no es trémula, ni vacilante, ni agresiva y no deja duda alguna.
Ese No, no es una negación del pasado, es una corrección del futuro.
Y sólo quien sabe decir No puede decir Sí.

El poema del NO (por Hugo Finkelstein)

Así que, si vamos a comenzar a gestionar el tiempo correctamente, empecemos por gestionar nuestros límites.

En esta búsqueda por optimizar nuestro tiempo, exploramos técnicas, hábitos y rutinas que nos permiten no solo aumentar nuestra productividad, sino también mejorar nuestra calidad de vida.

A través de métodos de planificación inteligente y una comprensión más profunda de nuestras prioridades, podemos descubrir la clave para vivir de manera más equilibrada y plena.

• Urgente: necesita atención inmediata, como una llamada de emergencia o un informe que se vence hoy.
• Importante: contribuye a tus metas a largo plazo, como estudiar, leer, meditar, cuidar tu salud.

El gran error: vivir apagando incendios (urgencias) y dejar olvidadas las semillas que te hacen crecer (importantes). El resultado: estrés, frustración y la sensación de que el día «se fue volando y no hice nada».

En la vida diaria, a menudo nos vemos envueltos en una amalgama de tareas, algunas más apremiantes que otras. Pero, ¿cómo distinguimos lo urgente de lo verdaderamente importante? La matriz de Eisenhower ofrece una perspectiva valiosa: clasificar las tareas según su urgencia e importancia.

Las actividades urgentes demandan atención inmediata, mientras que las importantes contribuyen a nuestros objetivos a largo plazo. Gestionar el tiempo implica priorizar lo importante sobre lo urgente, dedicando tiempo a actividades que nos acercan a nuestras metas vitales.

Las tareas urgentes pueden ser importantes, pero no siempre lo son. Por otro lado, las tareas importantes siempre son urgentes, pero no siempre lo parecen. Para distinguir entre lo urgente y lo importante, te recomiendo continuar la lectura y descubrir o potenciar el uso de la siguiente herramienta.

• Matriz de Eisenhower: esta matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes:
  1. Cuadrante I: Urgente e Importante → Hazlo ya (Ej: entregar un proyecto a tiempo).
  2. Cuadrante II: Importante pero No Urgente → Planifícalo (Ej: aprender una nueva habilidad).
  3. Cuadrante III: Urgente pero No Importante → Delegalo (Ej: responder ciertos correos).
  4. Cuadrante IV: Ni Urgente ni Importante → Elimínalo (Ej: scrollear sin parar en TikTok).

Cuando entendí esto, empecé a organizarme de forma real. Literalmente tomé mis tareas del día, las clasifiqué en esta matriz y noté que estaba dedicando el 70% de mi tiempo a cosas que no me aportaban valor.

Este ejercicio no solo te da claridad, sino que te devuelve el control. Ya no reaccionas a lo que ocurre, tú decides a qué le das tiempo.

Las tareas del cuadrante I deben ser nuestra prioridad. Estas son las tareas que deben hacerse inmediatamente para evitar problemas.

Las tareas del cuadrante II son las que debemos planificar con antelación. Estas son las tareas que nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos a largo plazo.

Las tareas del cuadrante III son las que debemos eliminar o delegar. Estas son las tareas que nos roban tiempo y energía sin aportar valor.

Las tareas del cuadrante IV son las que podemos ignorar. Estas son las tareas que no tienen ningún impacto en nuestras vidas.

Para aplicar la matriz de Eisenhower, debemos tomarnos un tiempo para analizar nuestras tareas y clasificarlas en cada cuadrante. Una vez que tengamos una visión clara de nuestras tareas, podemos empezar a planificar nuestras prioridades.

Por ejemplo, si tenemos una reunión de trabajo importante la próxima semana, esa tarea debe ir al cuadrante I. Si tenemos que aprender una nueva habilidad que nos ayudará a avanzar en nuestra carrera, esa tarea debe ir al cuadrante II. Si tenemos que responder a un correo electrónico que no es urgente ni importante, podemos eliminarlo o delegar la tarea a otra persona.

Aprender a distinguir entre lo urgente y lo importante es una habilidad esencial para gestionar el tiempo de manera efectiva. Esta herramienta nos ayudará a centrarnos en las tareas que son realmente importantes para nosotros y a evitar el desperdicio de nuestro tiempo en tareas que no aportan valor.

Una gestión del tiempo impecable implica lo siguiente:

1. Establecer prioridades: identificar las tareas que son más importantes y urgentes.
2. Planificar: organizar nuestro tiempo de manera que podamos cumplir con nuestras prioridades.
3. Eliminar las distracciones: evitar las tareas que no son importantes o urgentes.
4. Delegar: asignar tareas a otras personas cuando sea posible.

Ya tienes la teoría, ahora vamos a la práctica. Aquí algunas estrategias reales que funcionan:

• Establece objetivos y metas: Si no sabes hacia dónde vas, cualquier cosa te distrae. Tener un objetivo claro, ejemplo: «quiero mejorar mi salud» te permite descartar tareas que no aportan a esa meta.

si tu objetivo es mejorar tu salud, puedes establecer la meta de hacer ejercicio durante 30 minutos al día. Esta meta te ayudará a priorizar las tareas que te ayudarán a alcanzar tu objetivo, como gestionar el tiempo para hacer ejercicio en casa, en un parque o en un gimnasio cercano.

• Haz una lista de tareas: No importa si usas una app, una libreta o un post-it (nota adhesiva) en la nevera. Lo esencial es que saques de tu cabeza todo lo pendiente y lo veas frente a ti.

Cuando tienes una lista de tareas, puedes priorizarlas y organizarlas de manera que puedas cumplirlas a tiempo. Puedes utilizar una agenda, una aplicación de productividad o simplemente una hoja de papel para hacer tu lista de tareas.

• Establece plazos realistas: No es lo mismo decir «haré ejercicio algún día» que «haré 30 minutos de cardio a las 7:30am». Ponle fecha y hora a tus compromisos, como si fueran reuniones con tu futura yo

Cuando tienes un plazo para completar una tarea, es más probable que te pongas manos a la obra. Es importante que los plazos sean realistas y alcanzables, pero también desafiantes.

• Técnica Pomodoro: Divide tu trabajo en bloques de 25 minutos, separados por pausas cortas. Esto te da foco, mejora tu concentración y evita el agotamiento.

Cuando te tomas descansos, vuelves a tu trabajo con una nueva perspectiva y una mayor productividad. Intenta tomar descansos de 15 minutos cada hora o dos.

• Toma descansos, sí o sí: Tu productividad no depende de cuánto trabajas, sino de cuánto te enfocas. Y para eso, necesitas pausas. Respira. Sal. Haz estiramientos. Baila si quieres. Pero no trabajes sin parar.

Trabajar sin parar es un camino directo al agotamiento. Tu mente y cuerpo necesitan descanso para rendir al máximo. Sin pausas, la productividad cae en picada.

• Aprende a decir «no»: no tengas miedo de decir «no» a las tareas que no son importantes o urgentes, recuerda el Poema del NO.

Es importante saber decir «no» para evitar sobrecargarte de trabajo. Si te sientes abrumada, es probable que no seas productiva y que acabes estresada.

Una estrategia clave para gestionar el tiempo eficazmente es la planificación. Establecer metas claras y prioridades nos ayuda a enfocarnos en lo que realmente importa.

La técnica Pomodoro, dividir el trabajo en intervalos de tiempo seguidos de pausas, es una forma efectiva de mantener la concentración y la productividad. Además, aprender a delegar tareas y a evitar la procrastinación son habilidades esenciales para gestionar el tiempo de manera efectiva.

La organización y gestión del espacio también son importantes, mantener espacios de trabajo limpios y ordenados puede ayudar a mantener la concentración y la eficiencia. Además, programar pausas regulares durante el día para descansar y recargar energías es esencial para mantener la productividad a lo largo del tiempo. Te comparto algunas prácticas que me funcionan:

• Empieza el día con intención: una rutina matutina con algo que te centre: escribir, leer, meditar o estirarte.

• Ordena tu espacio: un escritorio limpio es como una mente clara.

• Comienza el día con una lista de tareas: dedica unos minutos al principio del día a crear una lista de tareas que debes completar.

• Céntrate en una tarea a la vez: cuando estés trabajando en una tarea, evita distraerte con otras cosas, el multitasking no te hace más productiva, solo más cansada.

• Elimina las distracciones: apaga notificaciones, usa auriculares, haz acuerdos con tu entorno.

• Evalúa tu día al final: cinco minutos para revisar qué funcionó y qué no. Así mejoras mañana.

Puedes establecer una rutina que incluya levantarte temprano, desayunar, hacer ejercicio, trabajar, comer, relajarte y acostarte temprano. Esta rutina te ayudará a aprovechar al máximo tu día.

Con estrategias adecuadas, hábitos saludables y una mentalidad equilibrada, podemos convertirnos en maestros del tiempo, en lugar de ser esclavos del reloj.

Herramientas y técnicas para organizar tu día

Aquí algunas herramientas que puedes usar:

• Trello / Notion / Asana: para organizar tareas y proyectos
• Google Calendar: para bloquear tiempo en tu día
• Forest App: para mantenerte enfocada (plantas un árbol virtual si no usas el móvil)
• ToDoist / Microsoft To-Do: para gestionar tus listas de forma sencilla

No se trata de usar todas, sino de elegir las que mejor se adapten a tu estilo de vida.

Consejos especiales para chicas

Nosotras, las chicas, solemos tener muchas responsabilidades, tanto personales como profesionales. Por eso, es importante que desarrollemos hábitos y rutinas que nos ayuden a gestionar el tiempo de manera efectiva. Aquí te dejo algunos consejos especiales para chicas:

• Organiza tu tiempo alrededor de tus prioridades. ¿Qué es lo más importante para ti en este momento? ¿Tu carrera? ¿Tu familia? ¿Tu salud? Una vez que sepas lo que es más importante para ti, organiza tu tiempo de manera que puedas dedicarle la atención que merece.
• No tengas miedo de pedir ayuda. Si tienes demasiadas tareas en el plato, no tengas miedo de pedir ayuda a otras personas. Puedes delegar tareas a tus hijos, a tu pareja, a tu mami, a tu mascota, a un asistente, a alguien de seguro podrás delegar algunas tareas.
• Recuerda decir «NO» sin culpa. Uno de los superpoderes del siglo XXI es decir NO. Porque sí, hay que saber organizar el tiempo… pero también hay que protegerlo. Y eso implica decir «NO» a tareas, eventos, compromisos y personas que no alinean con tus prioridades. El poema del NO que compartí antes no es solo poesía, es una herramienta de empoderamiento personal. Léelo, imprímelo, pégalo donde lo veas todos los días. Cuando dices NO, estás diciendo SÍ a ti misma. A tu descanso. A tu paz. A tu crecimiento. A lo que de verdad importa.
• Cuida de ti misma. Es importante que te tomes tiempo para ti misma, incluso si tienes mucho trabajo. Haz cosas que te gusten y que te ayuden a relajarte y recargar energías.